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Guarda, entrega e sigilo de documentos psicológicos

O trabalho com um documento psicológico não termina na assinatura. Depois dela vêm três responsabilidades: entregar do jeito certo, para a pessoa certa e com registro; guardar uma cópia e o material que a fundamentou por, no mínimo, cinco anos; e proteger o sigilo durante todo esse tempo. A Resolução CFP nº 06/2019 trata das duas primeiras de forma direta, e o Código de Ética dá a base da terceira. Abaixo, o que cada uma pede na prática.

Entrega: para quem, como e com qual registro

Quem recebe

O documento vai para quem o solicitou: a própria pessoa atendida, os responsáveis legais, quando se trata de criança ou adolescente, ou a instituição que fez o pedido. Antes de entregar, confirme quem está pedindo e com que finalidade. Isso também orienta o que deve, e o que não deve, constar no texto.

Protocolo de entrega

A Resolução nº 06/2019 orienta que a entrega seja registrada em protocolo assinado por quem recebe. O protocolo responde a três perguntas que podem surgir anos depois: que documento saiu, para quem e em que data. Uma via fica com você, junto da cópia do documento. Veja o resumo no termo entrega de documento psicológico.

Devolutiva

No relatório psicológico e no laudo, a norma prevê a entrevista devolutiva com a pessoa atendida, os responsáveis ou a instituição. É o momento de explicar o que foi escrito, em linguagem acessível, e de tirar dúvidas. Entregar o papel sem essa conversa deixa a pessoa sem entender o que se disse a seu respeito. O termo devolutiva psicológica detalha esse passo.

E quando o documento é digital?

Documento digital também é documento psicológico e segue as mesmas regras de conteúdo, guarda e sigilo. Na prática, isso significa usar assinatura digital válida, enviar por um canal que só o destinatário acesse e registrar o envio, como faria com o protocolo em papel. Evite mandar o arquivo para grupos, e-mails compartilhados ou números que você não confirmou. As orientações do CFP sobre documentos eletrônicos podem mudar, então confira a versão vigente antes de adotar uma rotina.

Guarda: o que guardar e por quanto tempo

O que entra na guarda

Não é só a cópia do documento. A Resolução nº 06/2019 fala em guardar o documento e o material que o fundamentou: anotações, registros de entrevistas, instrumentos aplicados e o protocolo de entrega. Se um dia houver questionamento, é esse conjunto que mostra como você chegou ao que escreveu.

Prazo mínimo

O prazo é de no mínimo cinco anos, em linha com a Resolução CFP nº 001/2009, que trata do registro documental. Em alguns contextos, como determinação judicial ou normas de uma instituição, o prazo pode ser maior. O artigo sobre quanto tempo guardar o prontuário psicológico explica como contar esse período.

Quem responde pela guarda

A responsabilidade é do psicólogo e, quando o atendimento acontece numa instituição, também dela. Se você encerra o consultório ou deixa um serviço, o Código de Ética pede que você zele pelo destino dos arquivos confidenciais. Planeje isso antes, em vez de decidir às pressas.

Onde guardar

No papel, o caminho é arquivo trancado, em local a que só você tenha acesso. No digital, a lógica é a mesma: acesso restrito, senha forte, cópia de segurança e um lugar fácil de encontrar quando for preciso. O artigo sobre armazenamento de prontuário psicológico mostra como organizar as duas opções. O termo guarda documental resume a obrigação.

Sigilo: antes, durante e depois da entrega

Escrever só o necessário

O sigilo começa no próprio texto. O Código de Ética orienta compartilhar apenas as informações relevantes para a finalidade do documento. Um relatório pedido pela escola não precisa trazer a história conjugal dos pais. O que não responde à demanda fica no prontuário.

Cuidar do caminho do documento

Muitos vazamentos acontecem no trajeto, não no consultório. Envelope lacrado, entrega em mãos, arquivo enviado só para o destinatário confirmado e nada de deixar cópias na impressora ou na área de trabalho do computador. Se outra pessoa da equipe manuseia os documentos, ela também precisa conhecer o dever de sigilo.

Quando alguém pede o documento de outra pessoa

Familiares, empregadores e advogados às vezes pedem documentos sobre um paciente. Sem solicitação ou autorização de quem tem direito, e fora das exceções previstas no Código de Ética, a resposta é não. Na dúvida, registre o pedido e consulte o Conselho Regional antes de entregar qualquer coisa.

Dados sensíveis também na LGPD

Informações sobre saúde mental são dados pessoais sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados. Isso reforça o que a ética profissional já pede: acesso restrito, cuidado no armazenamento e atenção ao compartilhamento. O termo sigilo de prontuário traz os pontos principais.

Quadro rápido

Exemplo fictício

Uma psicóloga entrega um relatório pedido pela escola de um paciente de nove anos. Ela marca uma devolutiva com os responsáveis, explica o conteúdo e só depois entrega o documento em envelope lacrado. Os pais assinam o protocolo. A psicóloga digitaliza o protocolo e arquiva a cópia do relatório e as anotações que o embasaram na pasta do paciente, com acesso só dela.

Dois anos depois, um dos responsáveis, já separado, pede “o laudo do filho” por mensagem. A psicóloga confere o histórico, vê que o documento era um relatório e que já foi entregue aos dois responsáveis, e orienta sobre como fazer o pedido formalmente. Ela não envia nada pelo aplicativo. Todos os dados são fictícios.

Antes de aplicar

As resoluções do CFP podem ser atualizadas. Confira o texto vigente da Resolução nº 06/2019, da Resolução nº 001/2009 e do Manual Orientativo do CFP. Este artigo é uma orientação geral e não substitui a leitura das normas nem a consulta ao seu Conselho Regional. Para revisar os tipos de documento e o que cada um deve conter, leia documentos psicológicos: tipos e cuidados na elaboração. E para não cair nos deslizes mais frequentes, veja os erros comuns na elaboração de documentos psicológicos.

Guarda e entrega ficam bem mais simples quando o histórico do paciente, os documentos e os registros estão no mesmo lugar, com acesso restrito. Se quiser organizar isso no seu consultório, Criar conta grátis leva menos de um minuto.