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Sistema de prontuário conforme CFP: o que essa expressão deve significar

Um “sistema de prontuário conforme CFP” deveria ser, no máximo, um sistema que dá condições para você cumprir o que as normas do Conselho Federal de Psicologia pedem: registrar o que precisa ser registrado, manter o sigilo, guardar pelo prazo certo e permitir o acesso de quem tem direito. A expressão não significa que o software foi aprovado pelo CFP, e não transfere a responsabilidade do registro para a empresa.

Vale entender isso antes de escolher onde guardar os seus prontuários, porque a frase aparece muito em anúncio e quase nunca vem explicada.

As normas do CFP falam com o psicólogo, não com o software

A Resolução CFP nº 001/2009 trata do registro documental e do prontuário psicológico. Ela diz o que o registro deve conter, quanto tempo ele precisa ser guardado e quem pode ter acesso. Em nenhum momento ela descreve requisitos técnicos de um programa de computador. Diz apenas que o registro pode ser feito em papel ou de forma informatizada.

Ou seja: quem cumpre a norma é você. O sistema é uma ferramenta que facilita, ou dificulta, esse cumprimento.

Por isso, nas resoluções vigentes do Conselho, não há um selo ou uma certificação de software de prontuário. Se um fornecedor afirmar que o sistema é “certificado” ou “aprovado pelo CFP”, peça o documento oficial que comprova isso. Na falta dele, trate a frase como propaganda.

O que as normas pedem, na prática

Para saber se um sistema ajuda de verdade, compare o que ele oferece com o que as normas exigem. Os pontos principais são estes.

Conteúdo mínimo do registro

A Resolução 001/2009 pede que o registro tenha, entre outros itens: identificação do paciente, avaliação da demanda e definição dos objetivos do trabalho, registro da evolução e dos procedimentos, e o registro de encaminhamento ou encerramento. Um bom sistema organiza esses campos para você não esquecer nenhum deles. Veja mais em o que é registro documental.

Sigilo

O registro tem caráter sigiloso e deve ficar em local que assegure sigilo e privacidade. No meio digital, isso se traduz em acesso protegido por senha, controle sobre quem entra e cuidado com cópias espalhadas. O tema está detalhado em sigilo de prontuário.

Prazo de guarda

A norma fixa guarda mínima de cinco anos, que pode ser ampliada por lei, decisão judicial ou necessidade específica. O sistema precisa permitir que os registros continuem existindo e acessíveis durante todo esse tempo, inclusive se você mudar de plano ou de ferramenta. Leia sobre guarda de prontuário.

Acesso do paciente

A resolução garante ao paciente, ou ao seu representante legal, acesso às informações registradas no prontuário. Na prática, você precisa conseguir localizar, consultar e entregar esse conteúdo quando for o caso. Veja acesso ao prontuário.

Documentos psicológicos

Declarações, relatórios e laudos seguem a Resolução CFP nº 06/2019. O sistema pode ajudar a organizar e guardar esses documentos, mas o conteúdo e a assinatura são sempre seus.

E a LGPD?

Além das normas do CFP, os dados de saúde são dados pessoais sensíveis pela LGPD. A lei pede medidas de segurança adequadas para proteger esses dados. Aqui a empresa do sistema também tem deveres, como operadora dos dados. Mas cumprir a LGPD e cumprir as normas do CFP são coisas diferentes. Uma não substitui a outra.

O que “conforme CFP” deveria querer dizer

Se a expressão for usada com honestidade, ela deveria vir acompanhada de explicações concretas. Algo como:

• quais campos do registro o sistema organiza e como eles se ligam ao conteúdo mínimo da Resolução 001/2009;
• como o acesso é protegido: senha, segundo fator de autenticação, sessões que expiram;
• como a guarda é garantida: cópias de segurança, por quanto tempo os dados ficam disponíveis e o que acontece se você cancelar a assinatura;
• como você exporta ou entrega o conteúdo quando o paciente pedir;
• quem mais pode ver os registros, e em quais situações.

Se a empresa não sabe responder essas perguntas, a frase “conforme CFP” não tem nada por trás.

Perguntas para fazer ao fornecedor

Antes de assinar, vale mandar estas perguntas por escrito:

1. O CFP emitiu algum documento sobre o sistema? Qual?
2. O prontuário segue os itens mínimos da Resolução 001/2009?
3. Por quanto tempo meus registros ficam guardados? E se eu cancelar?
4. Consigo baixar ou exportar os registros de um paciente?
5. Quem da empresa pode acessar os dados, e em que situação?
6. Existe registro de quem acessou cada prontuário? Isso é a chamada trilha de auditoria.
7. O que acontece se houver um vazamento?

Uma resposta clara e por escrito vale mais do que qualquer selo no site.

Exemplo fictício

Uma psicóloga recém-formada encontrou dois sistemas. O primeiro tinha um selo “100% conforme CFP” bem grande na página inicial. O segundo não usava selo, mas explicava em uma página como o prontuário era organizado, como funcionava a cópia de segurança e o que acontecia com os dados no cancelamento. Ela escreveu para os dois perguntando qual documento do CFP comprovava a conformidade. O primeiro respondeu que “seguia todas as normas”, sem indicar nenhuma. O segundo respondeu que não existia certificação do Conselho e mostrou como cada item da resolução aparecia no sistema. Ela escolheu o segundo. Personagem e situação são fictícios.

Cuidados para não cair em promessa vazia

• Desconfie de “aprovado”, “homologado” ou “certificado pelo CFP” sem documento.
• Lembre que a responsabilidade técnica e ética pelo registro é sempre do psicólogo.
• Prefira fornecedores que explicam o funcionamento em vez de só prometer.
• Confira o que acontece com os seus dados no cancelamento antes de começar a usar.
• Leia os principais cuidados com o prontuário segundo o CFP para saber o que procurar.

Resposta curta

Não existe, nas normas vigentes do CFP, certificação de sistema de prontuário. “Conforme CFP” só faz sentido quando o sistema mostra, de forma concreta, como ajuda você a cumprir a Resolução 001/2009: conteúdo mínimo do registro, sigilo, guarda por pelo menos cinco anos e acesso do paciente. A responsabilidade continua sendo sua. Para avaliar a parte técnica, use o checklist de software seguro e veja o que verificar numa plataforma segura.

Este conteúdo é uma orientação geral. Em caso de dúvida sobre uma situação específica, consulte o Conselho Regional de Psicologia da sua região.

O PSIO não usa selo de certificação que não existe. Ele foi pensado para organizar o prontuário, a evolução e os documentos de cada paciente num só lugar, com acesso protegido, e deixar a palavra final sempre com você. Se quiser conhecer na prática, Criar conta grátis.