Glossário

O que é trilha de auditoria?

Trilha de auditoria é o registro automático e cronológico de quem acessou, criou, alterou ou excluiu uma informação em um sistema, e quando isso aconteceu. No consultório de psicologia, ela ajuda a mostrar quem mexeu no prontuário e em outros dados sensíveis, reforçando o sigilo e a segurança exigidos pela LGPD.

Trilha de auditoria é o registro automático e cronológico de quem acessou, criou, alterou ou excluiu uma informação em um sistema, e quando isso aconteceu. No consultório de psicologia, ela ajuda a mostrar quem mexeu no prontuário e em outros dados sensíveis, reforçando o sigilo e a segurança exigidos pela LGPD.

No contexto do trabalho do psicólogo

O prontuário guarda informações de saúde, que a Lei Geral de Proteção de Dados classifica como dado pessoal sensível. A mesma lei pede que quem trata esses dados adote medidas de segurança para protegê-los contra acessos não autorizados e situações indevidas.

A trilha de auditoria é uma dessas medidas. Ela não impede ninguém de entrar, papel que cabe ao controle de acesso. O que ela faz é deixar rastro: se alguém abriu, mudou ou apagou um registro, fica anotado quem foi, o que fez e em que momento.

Em papel, algo parecido acontece quando um arquivo tem livro de retirada, com nome, data e assinatura de quem consultou uma pasta. Em sistemas digitais, esse livro é gerado sozinho, sem depender de alguém lembrar de preencher.

O que uma trilha de auditoria costuma registrar

• Quem: o usuário que fez a ação.
• O quê: visualização, criação, edição, exclusão ou exportação.
• Onde: qual registro ou documento foi afetado.
• Quando: data e hora da ação.
• De onde, em alguns sistemas: o dispositivo ou a rede usada.

Para cumprir o seu papel, esse histórico precisa ser protegido contra alteração. Uma trilha que pode ser apagada ou editada por qualquer pessoa perde o valor como prova.

Exemplo fictício

Uma psicóloga divide o consultório com uma secretária, que tem acesso apenas à agenda. Um dia, a psicóloga percebe que uma evolução de sessão parece diferente do que ela lembra ter escrito. Ao consultar a trilha de auditoria do sistema, confirma que o registro foi editado por ela mesma, dois dias depois da sessão, quando complementou o texto. A dúvida se resolve em minutos, sem suspeitas. Todos os dados deste exemplo são fictícios.

Diferença para outros conceitos

• O controle de acesso define quem pode entrar e ver cada informação. A trilha de auditoria registra o que foi feito depois de entrar.
• O sigilo de prontuário é o dever ético de proteger as informações. A trilha é uma das ferramentas técnicas que ajudam a cumprir esse dever.
• O histórico de versões guarda o conteúdo antigo de um documento. A trilha de auditoria guarda as ações feitas nele. Alguns sistemas oferecem os dois.

Cuidados importantes

• Quem trabalha sozinho também se beneficia: a trilha ajuda a identificar acessos estranhos, como o uso da conta em um aparelho desconhecido.
• A trilha também é dado pessoal: ela registra ações de pessoas identificadas e deve ser guardada com o mesmo cuidado.
• Ela ajuda na resposta a problemas: se houver suspeita de incidente de segurança, a trilha é uma das primeiras fontes para entender o que aconteceu.
• Pergunte antes de contratar: ao avaliar um sistema para prontuário, vale perguntar se ele registra acessos e alterações, e quem pode consultar esse histórico.

Este verbete é uma orientação geral e não substitui a consulta à legislação e às normas profissionais vigentes.

Para entender como esses cuidados se aplicam ao registro clínico, leia prontuário psicológico e LGPD e conheça o prontuário psicológico online. Para começar, Criar conta grátis leva menos de um minuto.