Glossário

O que é backup de prontuário?

Backup de prontuário é a cópia de segurança dos registros clínicos, guardada em outro lugar para que possam ser recuperados se o original for perdido, apagado ou danificado. Ele protege a continuidade do atendimento e ajuda o psicólogo a cumprir o dever de guarda do prontuário, desde que a cópia também seja mantida em sigilo.

Backup de prontuário é a cópia de segurança dos registros clínicos, guardada em outro lugar para que possam ser recuperados se o original for perdido, apagado por engano ou danificado. Ele existe para uma situação que ninguém quer viver: abrir o computador, o celular ou o arquivo e descobrir que o histórico de um paciente não está mais lá.

No contexto do trabalho do psicólogo

O prontuário acompanha o paciente por todo o processo e precisa continuar disponível depois dele. A Resolução CFP nº 001/2009 trata do registro documental e da guarda do prontuário pelo prazo que a norma estabelece. Um registro que se perde por falha de equipamento deixa de cumprir esse papel.

No papel, o risco é fogo, água ou extravio. No prontuário eletrônico, é um disco que para de funcionar, um celular roubado, um arquivo apagado sem querer ou um ataque que bloqueia os dados. O backup é a resposta para todos esses casos.

Como funciona, em linhas gerais

Fazer backup é manter uma segunda cópia dos registros, atualizada com frequência e guardada em local diferente do original. Alguns princípios ajudam:

• Frequência. Quanto mais tempo entre uma cópia e outra, mais informação se perde numa falha.
• Local separado. Uma cópia no mesmo computador não protege contra roubo ou defeito desse computador.
• Teste de recuperação. Um backup só tem valor se puder ser restaurado. Vale conferir de tempos em tempos.
• Proteção da cópia. O backup contém os mesmos dados sensíveis do prontuário e precisa do mesmo cuidado, como senha e criptografia.

Quem usa um sistema online de prontuário normalmente conta com cópias feitas pelo próprio serviço. Mesmo assim, vale perguntar ao fornecedor como elas são feitas e como seria a recuperação em caso de problema.

Exemplo fictício

Uma psicóloga guardava as evoluções em documentos de texto no notebook. Quando o aparelho parou de ligar, ela descobriu que a última cópia num HD externo tinha quatro meses. Recuperou parte dos registros e precisou reconstruir o restante com o que lembrava e com anotações soltas. Depois disso, passou a usar um prontuário em sistema com cópias automáticas. Todos os dados deste exemplo são fictícios.

Cuidados importantes

• Backup também é dado sensível. Um HD externo esquecido ou um arquivo enviado para uma nuvem pessoal sem senha pode expor pacientes. O sigilo do prontuário vale para todas as cópias.
• Perda de dados pode ser incidente de segurança. A Lei Geral de Proteção de Dados pede medidas para proteger dados contra perda e acesso indevido, e a ANPD orienta sobre a comunicação de incidentes de segurança.
• Descarte com cuidado. Cópias antigas que não são mais necessárias precisam ser eliminadas de forma segura, respeitando o prazo de guarda.
• Evite cópias espalhadas. Várias cópias em lugares diferentes, sem controle, aumentam o risco em vez de diminuir.

Para saber por quanto tempo os registros precisam ser mantidos, leia Quanto tempo guardar prontuário psicológico. Para entender como organizar o registro em ambiente digital, veja Prontuário psicológico online. Para começar a usar um prontuário digital, Criar conta grátis leva menos de um minuto.