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Controle de sessões pagas e pendentes

O controle de sessões pagas e pendentes funciona como uma conta de cada paciente: de um lado, as sessões que aconteceram (ou que foram cobradas); do outro, os pagamentos que entraram. A diferença entre os dois é o saldo. Saldo zero, tudo certo. Saldo negativo, há sessões pendentes. Saldo positivo, o paciente pagou adiantado e tem crédito. Olhar esse saldo paciente por paciente é o jeito mais simples de não errar uma cobrança.

Este artigo trata desse controle por paciente. Se você procura o passo a passo da rotina de pagamentos (combinar, registrar, conferir, cobrar e emitir recibo), veja Como controlar pagamentos dos pacientes.

Por que pensar em saldo, e não só em lista de pendências

Uma lista de “quem está devendo” resolve o caso mais simples: uma sessão, um pagamento. Mas a rotina do consultório costuma ser mais variada. Tem paciente que paga o mês adiantado, tem quem paga a cada duas sessões, tem falta que é cobrada e falta que não é. Nesses casos, a lista não basta, porque um mesmo pagamento cobre várias sessões, e uma sessão pode estar paga antes mesmo de acontecer.

O saldo resolve isso. Você não precisa casar cada pagamento com cada sessão na hora. Basta somar o que foi cobrado e o que foi pago, e a conta mostra a situação real.

Os status que uma sessão pode ter

Antes de somar, cada horário da agenda precisa de um desfecho claro. Os mais comuns são:

• Realizada: o atendimento aconteceu e entra na conta do paciente.
• Falta cobrada: o paciente faltou sem aviso no prazo combinado e, pela regra do contrato, a sessão é cobrada.
• Falta abonada: o paciente faltou, mas, por decisão sua ou pela regra combinada, a sessão não é cobrada.
• Cancelada ou remarcada: o horário saiu da agenda dentro do prazo e não gera cobrança.

Só as duas primeiras entram como valor a pagar. As outras ficam registradas para o controle de presença, mas não mexem no saldo. Por isso a regra de faltas precisa estar escrita no contrato terapêutico e na sua política de cancelamento. Sem ela, cada falta vira uma decisão nova.

Depois, cada sessão cobrada recebe a marca financeira: sessão paga ou sessão pendente.

Como ler o saldo de cada paciente

Imagine uma tabela simples por paciente, com três números no mês:

• Saldo zero: as contas estão em dia.
• Saldo negativo: existem sessões pendentes. O valor mostra quanto falta receber.
• Saldo positivo: o paciente tem crédito, porque pagou sessões que ainda não aconteceram.

Leve o saldo de um mês para o outro. Um crédito de março abate as sessões de abril. Uma pendência de março continua aparecendo até ser paga, em vez de sumir na virada do mês.

Três situações que confundem o controle

Pagamento adiantado

Quando o paciente paga antes da sessão, o pagamento entra no dia em que foi feito, e a sessão entra no dia em que acontecer. Durante esse intervalo, o saldo fica positivo. Não marque a sessão futura como “paga” na agenda: se ela for cancelada, você terá um registro errado e precisará desfazer.

Pacote ou mensalidade

No pagamento mensal, o valor pago cobre um número de sessões combinado. Registre cada sessão normalmente e lance o pagamento uma vez. No fim do mês, o saldo mostra se o mês teve uma sessão a mais ou a menos do que o pacote cobria. Combine com antecedência o que acontece nesses casos, para que o ajuste não vire surpresa.

Pagamento parcial

Se o paciente pagou só parte do valor, lance exatamente o que entrou. O saldo continuará negativo pela diferença. Evite marcar a sessão como paga “porque a maior parte já veio”: o restante tende a ser esquecido.

O recibo segue o pagamento, não a sessão

Para psicólogos que atendem como pessoa física, o recibo da Receita Saúde deve ser emitido na data do pagamento, segundo o manual da Receita Federal. Se o pagamento for parcelado, cada parcela paga tem o seu recibo. Isso combina com a lógica do saldo: o que gera recibo é o dinheiro que entrou, não a sessão que aconteceu.

Na prática, um pagamento adiantado de quatro sessões gera um recibo no dia do pagamento, mesmo que as sessões aconteçam ao longo do mês. As regras fiscais podem mudar, então confira sempre o manual vigente ou fale com seu contador.

Uma rotina curta para manter o controle em dia

1. Logo após cada sessão: marque o desfecho (realizada, falta cobrada, falta abonada, cancelada).
2. Quando o dinheiro entrar: lance o pagamento na conta do paciente, com a data real.
3. Uma vez por semana: compare os pagamentos lançados com o extrato bancário (o recebimento de fato).
4. No fim do mês: olhe o saldo de cada paciente. Saldos negativos antigos merecem atenção.

Quando uma pendência passa do prazo combinado, ela vira inadimplência. Antes de cobrar, confira se o pagamento não entrou por outro caminho, e faça o contato de forma reservada, fora do horário da sessão.

Exemplo fictício

Uma psicóloga atende um paciente às terças. Em setembro, ele pagou R$ 600 no dia 2, adiantando quatro sessões de R$ 150. Ele compareceu nos dias 2, 9 e 23 e faltou sem aviso no dia 16. Pela regra do contrato, a falta foi cobrada. Resultado: quatro sessões cobradas (R$ 600), um pagamento de R$ 600, saldo zero. Em outubro, ele avisou com antecedência que não viria no dia 7. A sessão foi cancelada, não entrou na conta, e o saldo do mês considerou só as sessões que aconteceram. Todos os dados deste exemplo são fictícios.

Erros comuns

• Marcar como paga uma sessão que ainda não aconteceu. O adiantamento é crédito, não sessão paga.
• Zerar as pendências na virada do mês. O saldo precisa ser levado adiante.
• Não registrar a falta abonada. Ela não entra no saldo, mas é importante para o histórico de presença.
• Arredondar pagamentos parciais. Lance o valor exato.
• Guardar o controle em vários lugares. Uma parte no caderno e outra no celular é o caminho mais curto para o erro.

Cuidado com os dados

Uma lista de sessões e pagamentos mostra quem se consulta com você e com que frequência. São dados pessoais que a Lei Geral de Proteção de Dados pede para tratar com cuidado. Mantenha o controle em um lugar protegido por senha e evite enviar planilhas com nomes de pacientes por mensagem.

Para ver como esse controle se encaixa na visão completa do consultório, leia Controle de sessões em psicologia: agenda, presença e registro e a página de controle financeiro para psicólogos.

No PSIO, o financeiro fica ligado às consultas da agenda e ao cadastro de cada paciente, e o painel do mês mostra o que foi recebido e o que está em aberto. Para começar, Criar conta grátis leva menos de um minuto.